自2006年以来，广元市开展了第二轮修志，2009年又编纂《抗震救灾志》。在指导县区编纂业务并审验其书稿，编纂市志、抗震救灾志、年鉴的过程中，我们在资料收集与管理工作上形成了相对稳定的路数。

                  把具体工作项目与远期设想目标相结合，达到一次收集长期获益的效果

收集资料的原则   我们以编纂二轮志书、抗震救灾志、年鉴为契机，既考虑完成当前工作任务，又前瞻性地考虑今后可能需要的资料。通过收集当前工作项目的资料，尽可能多地获取基础资料，确立了资料收集原则：以编纂市志、抗震救灾志、年鉴这三本文献为主干广泛收集；以“资治、教化、存史”为目的前瞻性搜集；以文字稿件和图片为主体全面搜集；以电子文档、纸质文稿为重点多类型搜集；原始稿件和成型书稿同时收集；以党政平台发文为主、其他方式为辅多种方法搜集；同时坚持先主后辅（先从主渠道搜集，再以辅渠道补充；先收集主要的、必须的资料，再收集充实完善的资料；先收集硬性任务必须的资料，再收集今后可能开发利用的资料），先易后难，先近后远（先着手搜集近期资料，后搜集远期资料），先内后外（先查找本部门、本系统、本地方的资料，后到外单位或外省市搜集），先“活”后“死”（即首先抢救性收集可能消亡的资料）。

收集资料的类型   收集资料的类型，主要是由地方志成书形式、编纂方式方法、传播方式等的变化发展而确定的。有以下五个方面：一是电子文档。二是各个单位提供的纸质稿件。三是传统纸质文字书稿资料，包括各类文书、档案、图书、报刊以及旧方志等。四是影音资料，包括图片、录音、视频资料，还包括调查访问录音资料。五是实物资料，即指具有史料价值或参考价值的实物。

资料搜集的时空范围   一部地方志总是限定了境域和上下限，所以，其资料搜集的范围也就限定在相应的境域和时期。而要编纂好一部地方志，需要境域内外的相关资料来分析印证甚至补充完善。同时，地方志资料收集越广泛越有利于今后各类工作的开展。比如，当地重大项目的前期立项，就涉及到争取项目以及国家相关部门的项目论证等资料。再如，抗震救灾，援建单位可能在他们当地召开有关灾区的会议及其他工作。因此，我们在每一次具体工作项目上收集资料时，明确提出：以具体工作项目必须的资料为重点，尽可能与长远规划相结合，力求收集到境域内外、时限内外相关联的资料，力求一次收集，有所裨益。

资料收集的主体内容   一是主体资料：以初步拟订篇目为主的有关文字、图片和统计资料，以及必要的背景资料、佐证资料。包括：机构设置情况；体制改革情况；历年取得的业绩和存在的问题；具有特色的新事物、新信息、新成果、新经验；历年的各类数据、统计表及相关图片；领导人的任免名单及时间；规章制度、工作要点和工作总结；与本单位、本行业有关的党和政府的各种命令、布告、通知、批文等；自然环境的变化。二是特载资料、大事记资料、附录资料。三是重大事项的专题记述详细资料：重大项目的决策过程、实施与效果；重大事件及其发生、发展和结果。四是人物资料：本行业的市级以上劳动模范、先进工作者、见义勇为者、“十佳人物”、知名人士（包括反面人物）及烈士，有突出贡献的专家学者、能工巧匠、奇人异事等人物的有关资料、事迹。五是对上一轮（次）志书或年鉴的勘误、补遗资料。

               坚持“一主五辅”的资料收集渠道，充分发挥政令权威，形成全社会提供资料的习惯

强化党政平台收集资料的主渠道   充分利用地方志“官书、官责、官修”的性质，在编纂综合志书、抗震救灾志、年鉴等每一个具体工作项目的实施上，都由党委、政府联合印发《编纂方案》《编纂纲目及其任务分工》等正式文件通知。在草拟党委、政府文稿时，认真分析研究，把所需要的资料尽量包含进去，列表明晰，分解落实到各个单位。通过这些年来的不断强化，基本形成了各县区、各单位提供地方志资料的工作习惯。

及时抓住五个辅助渠道   一是官方门户网站的资料，特别是党委、政府网站上的资料。我们根据网站特点，安排专门人员适时下载《广元新闻网》和《政府新闻网》上的相关资料。二是当地重要的报纸、刊物刊载的资料，特别是党委、政府主办的报刊杂志刊载的资料的收集。三是文史部门编辑的资料，如政协文史委、党史办、档案局等部门编辑的资料的收集。四是重要会议、重要发布的资料，如每年年初和年末等都有一些重要数据的发布，我们都及时收集。五是重大项目的资料，如奠基开工、进展发布、竣工典礼等资料收集。当然，还有一些收集个人著述、实地调查、口述录音、图片征集等辅助的办法，都是必要的。

                        按照“定、分、记、鉴”四个操作程序，做好资料收集工作

确定资料收集的重要事项   主要是确定资料收集的原则、范围、类别、渠道、严谨程度等原则性问题。而要准确地确定这些问题，就有很多的工作要做。比如：要完善和细化编纂纲目，根据纲目才能确定需要哪些资料。而细化某一行业的纲目，还需要行业内人士协助、配合才可以较好地完成。同时，实际收到的资料对纲目又有调整、修改等影响。我们在资料收集前，努力将相关工作认真分析研究，做细做扎实，尽量不走弯路。

落实分配资料提供（收集）的工作任务   首先，我们研究落实了哪些资料由党政平台发文等主渠道（各地各单位）来提供，哪些通过辅助渠道去收集。其次，我们认真详细地对纲目进行分析研究后，把需要的各类资料科学、合理、详尽地分配落实到各个单位去提供。第三，需要辅助渠道收集的资料，也逐项落实，分配到科室和人员，明确最佳收集时间。

严格资料收集登记制度   对任何收集到的资料，都落实专人进行列表登记，登记表中对接收时间、纸质或电子文档、篇幅（字数）、撰写人员、领导签署和公章、对资料的审验意见等都有栏目设置。从登记表中就可以简略地看到资料的重要情况。

对资料进行鉴定审验   我们落实了专门的资料审查验收人员，对收集到的资料进行严格的审查验收并提出鉴定意见。审查验收的原则：一是从资料来源审视其权威性。一般来说，官方发布的、法定部门的、工作总结的资料权威性较高。二是从原始资料产生的原因及目的审视其资料的客观性。比如，如果原始资料产生的原因是为了争取国家对贫困地区的扶持，那么，其中经济发展数据就可能偏低；如果原始资料产生的原因是经验交流性、工作总结性的，其数据就可能偏高。三是从资料形成的过程审视其严谨性。包括资料的形成背景、参与撰写人数、撰写人员的基本状况等都要作了解分析。四是审查验收资料的全面系统性，主要是要求提供的内容详实、满足需要。五是通过推理判断、查阅典籍、实物证明、人们记忆、资料印证等方式审视其资料的准确性。一般来说，档案资料比图书资料准确；内部资料比外部宣传报道资料准确；亲身经历者的资料比旁知者的资料准确；统计部门的资料数据比其他资料数据准确；当事主管人的资料比参与者的资料准确；距历史事件时间、地点近的资料比远的资料准确。六是审视资料的可用性。我们对图片的要求是，电子文档必须达到1兆以上。

                         科学分类，补充完善，建档立卷，专人管护地方志资料

高度重视对原始资料和阶段性书稿的保存   我们将纸质文件和电子文档同时收集，并认真检查其一致性。即使是实物资料，只要能够录入成电子版本，就一定要处理成电子文档。编辑整理资料，必须在新的纸质版上进行，不能在原始稿件上修改，也不能在电子文档上修改。编辑修改后的电子文档由专门的人员录入。着重保存原始资料、资料长编、所编纂文献阶段性书稿。

及时对资料进行分类   根据具体编纂文献的要求，按其资料关联程度对资料进行科学合理的分类，同时注明哪些资料可以综合使用、调配运用、从不同的角度去运用等问题。

及时对资料进行补充完善   对收集到的资料的缺失要罗列出来，能够及时补充的立即补充，不能及时补充的也要安排落实人员适时补充。

建档立卷，专人管护   确定专人管护资料，制定资料管护方案原则，对所收集的资料分类装订成册，按照档案储存管理的办法和经验进行编号、登记、填写有关目录要素，存入资料室。

                              多角度开发利用资料，编辑优秀地情书籍

编好资料长编   在比较系统、全面地占有资料并经过初步整理分类、选择和考订核实后，按照所编文献篇、章、节、目对资料进行初步纂辑，当资料对号入座之后，就很容易发现某章某节，或某个目的资料不足，或者有空缺，进而弥补前段资料工作的疏漏。因为长编基本上采录资料原文，无需再去查看原始稿件和卡片，既为志稿的审查提供资料依据，又为本单位、本系统保留一部比志书成稿字数多数倍以上的资料。我们经常利用资料长编为党委、政府提供大量的应急服务。

开发短小精悍的地情书籍   在实施某一项具体文献编纂的时候，尽可能地通过实施当前项目及早收集到今后可能需要的资料。比如：我们在收集《广元市志》资料的时候，就接受了市委临时安排的应急工作，编辑《广元要事记录》《广元市级领导名录》《建市以来历届班子工作概要》等应急资料性书籍。因为市志的篇目局限、保密局限、体式体例局限等原因，有大量珍贵的资料进入不了市志书中去，却能运用在应急工作中，避免了浪费的同时也节约了时间。我们打算今后再编纂一些分项的、精简的、专门的读本，以便后用。

    为今后数字化建设打下扎实的资料基础   网站建设、数字化建设是必然的大趋势，从现在开始我们必须从纸质资料着手，进行资料的数字化储备工作，以利于今后开发各种类型的地方志产品。