杨文华

    资料补充搜集，是地方志编纂一个重要流程，也是承上启下的一个重要环节，在一部志书分工完成初稿，进入合成总纂阶段，须回头进行资料补充工作。它有两方面的目的：进一步完备入载志稿资料，全面提升志书资料价值。同时，通过进一步的资料占有，从资料构成实际出发，对志稿框架结构进行量体裁衣式的优化完善，使志稿从形式上更趋成熟。

    一、收、搜一字差修志前、后期资料工作同中有异

    同样的修志资料工作，但在修志进程不同时期、不同阶段，又有不同工作方式和要求。通常称起始阶段的资料工作为“收集”，后期资料补充工作为“搜集”，恰恰是“收”与“搜”的一字之差，体现了前后期资料工作的不同方式和要求。“收集”，现代汉语解释是收拢、汇集的意思。修志初期的资料收集，主要是通过下发资料征集文件；召开工作会议部署；日常对口具体联系资料报送提供事宜，属于大面积撒网式作业。而方志编纂后期的资料工作，着眼于“搜”集，即要求修志人员主动走出去，到处去寻找所需要资料，积极拓宽资料的收集途径、运用多种方法取得所需资料，并使之聚集在一起。补充资料任务量的大小，取决于已形成的志稿的资料基础。既然是补充，所需资料就不一定系统，而是很零星甚至琐碎、很细致；资料的出处、来源更广、更隐蔽、更困难。

    二、资料补充搜集方向：针对性“四补”

    通过进一步充分占有资料，对初稿内容进行针对性“四补”即：补缺、补强、补正、补备。

    补充缺漏资料

    按照地方志书对入载资料的基本要求：“横不缺要项，纵不断主线”。分别从宏观层面、中观层面和微观层面审视资料信息有无缺漏，针对性补充完整要项和主线资料。不仅站在志书全局，不能缺要项和主线；同样，志书局部，也要大力弥补要项和主线资料，直至志书构成中最基本的单元——条目，也有其要项和主线，如：是否有时间、地点、人物、事件等资料信息要项缺失，是否有记述纵向主线缺环。总之，站在不同角度、处在不同工作层面的任务主体，都要按照这一原则要求，审视志稿的资料构成，进行针对性的资料搜集弥补。使志书资料更加全面、系统。

    通常志稿初稿，资料缺失主要表现在宏观层面的个别类目资料缺省；另就是微观层面的条目信息要素不全问题：有时间性资料缺省，结果性资料缺省，节点性和典型性资料缺省，必要的背景资料缺省等情形。针对缺什么补什么原则，对宏观层面的类目资料缺省应开列出清单，并明确任务主体。而对微观层面的资料信息要素缺省，则主要靠通过初稿评审发现问题；还有就是编纂者对照资料信息要素进行认真清理性自检。

    补充强化地方优势、特色事类资料

    即通过资料的补充，进一步补强具有时代特点、地域特点和行业（专业）特点的章节和类目，使志书的时代特色、地方特色和行业特色得以更加鲜明和凸现。使其体现和记述更加准确到位。

    补核数据资料、修正资料转化入载恰当表述

    即通过资料的补充，订正一些史实错误。修正初稿中一些因资料占有片面而形成以偏概全的结论和观点，使记述更加贴切准确。让更新、更实、更权威、更具有典型性的资料取代之前的资料，增强志书资料科学含量和使用价值。

    补充完备资料入载组合

    一是资料功能组合，如主体资料、背景资料既要搭配，也要得当。一是资料形式组合，如新增地图、示意图、照片、数据表格等资料形式，恰当得体地运用到志稿中，通过丰富资料入载形式，使志稿内容资料性更强，资料形式更多样化，组合出的资料价值和优势更加凸现。在提升志稿资料价值同时，也增强志稿直观生动阅读效果。

    三、资料补充搜集路径：由近及远

    摸清资料家底,深入细致挖掘已有资料。带着补充资料清单，进一步消化已收集资料。无论你是一直从事此项工作，还是中途接手此项工作，这一步都不能绕过。通过重新审视和消化，通过细致深入挖掘，将一些之前没派上用场、目前志稿所缺的素材直接拎出来。

    追查补充源头资料。对于一些是因当初选择摘录的不完整、查阅的不全面造成的资料缺失，可根据资料来源，如：资料摘自的档案卷宗号、出版物等，顺藤摸瓜，进一步回查原始资料，根据需要，将其补充搜集完整。

    扩大搜寻线索和目标。如果从已有资料、从源头资料找补还解决不了问题，需举一反三通过关联资料线索，寻找其他资料来源。

    充分挖掘利用“活”资料。一般而言，各单位往往都有一二个平时非常注意积累资料与收藏的人，他们平时坚持剪报、摘抄、复印、资料的积累很丰富，通过他们，可以掌握许多资料用线索；还有单位健在的老领导、老同志，通过他们了解亲历的一些事件性资料。本部门、本行业的工作业务骨干、行家里手。这些人就在本单位，就在我们身边。这些线索和资源，方便、实用。

    加强资料交流共享关联部门及单位、关联行政区域资料。由于历史原因和现实状况，客观存在资料分布上的行业、地域割裂与交叉，如关于商业的资料，除了商业部门本身档案资料，还有财政、金融、工商登记管理、税务、交通运输等有关方面的资料可查。如高新区的历史资料，由于行政区域的历史变化，1996年前的大多在武侯区。这些资料，需要主动上门去搜集，更需要建立一种资料共享机制，切实可行的方式是彼此之间建立横向的资料交流关系，通过资料交流，彼此可从对方扩大搜集资料视野和线索，甚至找到自己所需资料，这样还可减少搜集资料大量的重复劳动，提高工作效率。

    放宽资料视野加强公共信息资源的利用。如改革开放30年地方文献、地方综合年鉴、统计年鉴、地方统筹城乡建设等主题汇编文献之类文字资料；地方、专业门户网站、新闻媒体等。有些直接涉及本地域、本行业本部门的资料，可直接作为修志资料使用；有些跨时段、综合性资料，尽可能从中剥离出所需时段、所需范围、所需口径的资料为修志所用。

    四、资料补充搜集重点

    口述——最鲜活的资料

    指从某些历史事件的当事人、见证人、知情人那里获取的采访资料和本人所撰写的回忆录。

    口述资料特点是生动鲜活，很容易消化。

    市志办从本轮修志工作开始，便很重视此项工作，先后安排采访了成都市健在的历任市委书记、市长。

    其最大的价值在于帮助我们把握历史事件发展演变节点和脉络。有些历史事件，即使资料收了一大堆文字资料，也难理出个头绪，也难明其中真像，但通过对一些当事人的采访，你会一下觉得豁然开朗，真是“听君一席话，胜读十年书”，也许听一上午当事人口述，便盘活了之前十天半月收集的一大摞“死资料”。还有就是从口述发现更多、更新、更直接的资料线索。

    口述资料缺点是采访对象要么年事已高，事件发生年代过长久，因此对一些细节如事件时间、地点人物若单凭记忆未必准确。

    口述资料要进入志书，必须经过科学整理。首先要明确资料采集主体：职能单位是地方志机构；采访人是修志人员；其次做采访对象简介：身份、简历及历史事件角色；采访时间，地点，根据笔录、还是录音整理，整理人姓名（不一定与采访人系同一人）等要素。如果时间允许，条件许可，整理出的资料可先在一些载体上如专业刊物工作通讯简报甚至专业或本单位门户网站上发布后，再选择入志。这样可提高资料的公正性，真正做到口述资料搜集的权威性、规范性。不是随便哪个去采访来的、或者道听途说来的资料都可派上正经用场的。

    实物——最具刚性的资料

    具有历史价值的实物。包括：历史地图、老照片、遗迹遗址、金石碑刻、艺术品、建筑物、奖状（证章、奖旗）、商标、票据等。

    历史上一些轰轰烈烈的场景不可再现，有的当时照片也很难找到，但当时保存下来的实物，就成了人物活动和事物发展演变很难得的证据。实物资料的功用有三：一是可弥补文献资料的缺失，复活人们的历史记忆，促进口述资料的收集，有利于科学研究推断，复原历史真实面目。二是实物资料入志最终是以图示形式，可收到图文并茂相得益彰的可读、可视效果；三是对已有几种来源不同资料发生矛盾时，如不同来源的文字处理资料之间，或文字资料与口述资料间口径不一甚至冲突时，实物资料可以起到决定性的佐证和裁定作用。

    组合——完备点、线、面、背景资料

    1．主线资料

    也称“概括性资料”。即概括续志断限内的事业或事物发展兴衰起伏（发展阶段发展脉络发展主线）的资料。它由体现各个阶段起点、转折点、终点的标志性资料，以及本阶段的定性、定量的概括本阶段总量成果、发展规律特征、性质的资料组成。

    主线资料的整理，关键是：

    （1）时间点资料，即关键年份的资料。依据是结合宏观时代背景和区域建制特点，选择关键时间节点资料。

    （2）时间段资料，包括：本地区国民经济五年计划口径的阶段性总量资料；本地特色庆典时期如：高新区创建五周年或十周年之类纪念总结回顾资料；国家宏观的纪念庆典时期，本地的阶段总结资料。

    2．断面资料

    也称综合性资料。即综合记述现状，即志书记述下限年份，若干重要方面各自情况的资料，以反映该年事物的全貌，突出资料的“面”。下限年份，作为本轮志书记述的终点年份，资料要求不同于前述各时间节点，不同在于：对前述关键时间节点资料要求是不能“缺”；而对现状（即下限年份）的资料要求是不能“略”。下限年份资料一定要清晰、完整、翔实。这也是志书记事“详略”原则要求。

    3．典型资料

    就是最具有代表性典型性的事物或人物个案（或称专案）资料，这是点的资料。

    上述三种资料，构成入志主体资料。

    4．背景资料

    背景材料大致可分为三类：

    一类是条件、原因背景资料。如自然方面的、物质方面的，如工业中的原材料来源、地理位置、交通运输条件等，往往是某地某特色工业创建和发展的背景、原因；还有社会方面的，如国家地方政治经济文化政策、地方财政、科技进步、劳动力资源等对一地某产业、事业发展兴衰起伏，都有这两方面的背景，要注意选用。

    一类是比较背景资料

    比较背景资料可以用来衬托、表明主体资料的程度、地位影响和成败得失。包括横向同比资料，即与同等层次地域的比较；二是历史同比。与上年同比、十五与九五比，末年与始年比等等。三是不对称比，如全国全世界之最、第一、首创，西部名列前茅，西部领先等。还有某行业产值在一定范围内所占比重等。发展速度、水平与全国平均水平比较等。

    一类是旁证（一称考证）背景资料

    是对主体资料的某些情况，进行旁证、辨析、印证的资料。有的入志，有的不入志，入了志的就是诸说并存资料，对一些史实，众说纷纭，一时难以定论，于是将几个不同资料说法一并写进志书。这时原来旁证的资料变成了入志资料。

    背景资料的运用一定要用在必用之处（不用则不能说明问题的地方），可用可不用尽量不用，略提宏观背景，如大的时代背景、社会历史事件背景和国策背景，深掘地域特色背景资料（不同时代地方党政决策施政影响）；活用、巧用比较背景资料。

    五、善后：规范补充搜集资料整理和利用

    1．将补充搜集资料纳入已收资料，按之前整理分类和方式进行归位，统一管理。

    2．已出资料长编文字稿的，如果补充资料数量不大，将补充资料长编纸质文档装订附后，如果资料量大，可做成《资料长编》补编，另册处理。

    3．做好电子文档志稿资料补充、修正的特殊标识。

    补充、修改量不大，通常不采取全覆盖方式，以新稿替换原稿，如果电子文档上不留痕迹的添加、修改，往往会给后期总纂统稿工作造成很大麻烦，一是不知道补充资料情况，要求补充的地方是不是都做了，都做到了，甚至易导致选择修改版本的失误。

    4．做好对资料补充搜集工作情况的说明

    资料补充搜集，是地方志编纂一个重要流程，也是承上启下的一个重要环节，因此，对阶段性工作的进行情况和结果，以及遗留资料问题，要有个交待。