卢万发

    资料是编史修志的物质基础。上一轮修志，由于人们对资料工作的重要性认识不够，在资料的搜集、整理和运用方面存在着许多弊病。有的取舍不当，或事无巨细地“照单全收”，缺乏编者的著述思想；或未能充分占有资料，人为地造成种种遗漏。有的在运用资料时未对文献加以详细考订，直接沿用书中错误的说法，以讹传讹，严重损坏志书的真实性、科学性和存史价值。所以，在今后的修志工作中，必须高度重视资料工作的地位和作用，必须从队伍、报酬、奖惩，以及资料的搜集方法、管理方法和考订、鉴别等诸方面进行综合管理，确保修志所需资料应有尽有，而且准确无误。

    一、各级地方志机构必须建设一支专门从事资料工作的队伍，保证资料工作有人抓，有人干

    资料工作是一项枯燥无味、默默无闻的工作，所以，在配备专业人才时必须充分考虑备选对象的思想道德品质，资料工作者首先必须具备淡泊名利、无私奉献的敬业精神，必须真正热爱方志事业，才能静下心来自觉接受这份苦差。由于大部分资料工作者都直接或间接地参与当地的志书编纂工作，所以，从人才结构上讲，这支队伍应当着重配好四种类型的人：一是组织型人才。这种人才，有较强的组织协调能力，不仅熟悉资料工作的基本要求，而且能够与上下级之间和社会各有关方面建立广泛联系，善于解决各种不利于工作的潜在矛盾因素。二是探索型人才。修志所需资料量多面广，在浩如烟海的资料堆里，难免会有真伪难辨的现象。这就要求资料工作者必须具有勇于探索，善于分析判断的智慧和才能。三是综合型人才。所谓综合型人才，就是指在资料工作中，既能对资料进行综合整理汇编，又能协助总编或主编进行志稿总纂的人。四是顾问型人才。这类人才主要指当地各行各业知名人士、专家学者，他们对当地历史现状比较熟悉，能够从很多方面提出有价值的东西。专门从事资料工作的这支修志队伍，应当由高级、中级和初级三个不同文化层次的人员组成。因为，在资料工作中，尽管确有一些问题，只能由专家级的人物才能解决，但这种情况并不多见，况且许多疑难问题可以借用外部力量来解决。也就是说，大量的资料工作，是可以交给一些具有初级以上专业知识水平的人来干的。此外，由于资料工作具有连续性、长期性的特点，各级地方志办公室都应当设置专门负责搜集、整理资料的内设机构，专职人员的配备可根据本地区的实际情况自行研究决定。

    二、各级政府应当给予资料工作者适当经济补助，并制定相应奖惩措施，激励资料工作者忘我工作

    搜集资料不仅是一项既耗时又费力的苦差事，而且往往得不到应有的承认。同样是修志工作者，可以得审稿费，可以得文字或照片稿费，可以得编辑费和校对费，资料工作者为什么不能得一点辛苦费？更何况在搜集资料过程中，他们常常白搭进许多财物。譬如，到档案馆或图书馆查找资料，他们得自己付交通费；又如，向老工人、老农民、老干部、老知识分子等见多识广的老年人讨教口碑资料时，资料工作者总得拿出一点“表示心意”的东西给人家；还有，如果到田间地头，或到荒山野外搜集民间传说、奇闻轶事等田野资料和重要的革命遗址及历史遗迹资料，资料工作者除了风餐露宿，还会碰到生命危险。由于上述原因，各地资料工作显得十分薄弱，无论是档案资料、口碑资料，还是田野资料，都相当匮乏，有的地方甚至一片空白，抢救资料的意识更是荡然无存，资料工作普遍面临无人过问的尴尬境地。为了激励资料工作者的积极性，各级政府应当给予资料工作者适当经济补助，并制订相应奖惩措施，确保资料工作不断取得新的成绩。补助多少？怎样补助？可根据各地的实际情况，自行研究决定。但资料工作者所搜集到的珍贵资料，无论被志书采用与否，都应当按照每千字不少于20元人民币的标准支付辛苦费。如果不支付摘抄资料的辛苦费，或辛苦费少于每千字20元的标准，在这个物价上涨，充满商机和诱惑的市场经济时代，恐难找到甘愿埋头苦干的资料工作者。长此以往，修志工作势必受到严重影响。

    三、必须明确资料工作的指导思想和基本原则

    资料是错综复杂的、形形色色的社会生活的反映，在资料工作中，如果没有明确的阶级立场、政治观点和思想倾向，就会是非不分，善恶不明，主次不清。资料工作必须坚持马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，准确把握时代特征，紧紧围绕建设中国特色社会主义这个主题，运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法来分析社会发展规律，处理好改革、发展与稳定之间的关系，实现好、维护好、发展好最广大人民群众的根本利益，始终把相信谁、依靠谁、为了谁这个根本问题作为一切资料工作的出发点和行为准则，贯穿到修志工作的各个环节。也就是说，在搜集、鉴别、考评、整理、选用资料的过程中，特别是在对待反映社会问题的原始资料的时候，必须谨慎从事，一定要维护好党的形象、国家的形象、民族的形象，在充分肯定社会主流的前提下，在与党中央保持高度一致的前提下，在有利于社会稳定和经济发展的前提下，充分尊重历史、尊重事实，努力遵循实事求是的原则，从客观实际出发，尽可能地搜集和选用那些能够反映事物的本来面貌和发展变化规律的资料。史志工作者，还应当注意那些一针见血的老百姓的“牢骚”。譬如，“要升官，就得跑和送。只跑不送，平级调动；又跑又送，步步高升；不跑不送，就地免职。”“平平稳稳占位子，忙忙碌碌装样子，吹吹拍拍过日子”等等，都是客观存在的官场腐败现象。编史修志，诸如此类社会阴暗面的资料，我们不能不搜集，也不能不入选。但这些东西只能在适当章节，适度反映，绝不能掺杂个人或集团的不可告人的目的，进行无原则的扩大或缩小。此外，搜集资料还应当坚持广征博采的原则，按照横不缺项、纵不断线要求，全面、系统搜集历史沿革、自然地理、人文社会、政治经济、文化教育等各种相关资料。

    四、要有科学的搜集和管理方法

    资料的主要来源是档案、图书、报刊杂志、旧方志、当事人或知情人的回忆录、访问记，以及专题历史事件的调查报告等。此外，还有大量没有文字记录的资料，譬如，各种文物、图片（照片）、革命遗址、历史遗迹，以及民间传说、奇闻轶事等，均应详加调查，如实纪录。第三种资料就是人们常说的“活资料”，即“口碑”资料。由于资料来源不同，搜集资料的方法也应有所区别。

    第一，档案资料的搜集方法。档案资料是编史修志最基本的资料。档案资料卷帙浩繁，从中选择修志所需资料，如同大海捞针，是非常艰苦细致的工作，方法不当，就会事倍功半，甚至劳而无功。所以，修志工作者特别是资料工作者必须学会查阅档案资料的方法。首先，要充分了解档案馆的馆藏情况。档案资料分为三方面：一部分是现行档案，包括中华人民共和国成立以来的党和国家的各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案；一部分是革命历史档案，包括整个新民主主义时期内，中国共产党及其领导下的政权、军事及社会团体形成的档案；还有一部分是中华人民共和国成立之前的旧政权的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军阀、日伪政权时期的所有机关、军事、企业、事业单位和反动党团、会道门以及社会团体、私营企业、私立学校和外国在华机关、团体、企业、事业单位的档案。其次，要充分了解查阅档案、利用档案的有关规定和要求。《中华人民共和国档案法》明确规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，具体开放期限由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准施行。”“损毁、丢失属于国家所有的档案的，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的，涂改、伪造档案的，倒卖档案牟利的，携运禁止出境的档案资料的（含其复制件），依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。”档案法的这些规定和要求为我们资料工作者搜集档案资料提供了法律依据，同时也规范了查阅和利用档案的行为，我们必须严格按照档案法的有关规定来查阅档案资料。第三，为了查阅方便，到档案馆查阅资料之前，应当准备好查档提纲，以利迅速准确地查找到所需资料。而且每次查档最好只查一二个专题内容，这样便于集中专题调卷。此外，在查档之前，一定要借阅档案馆的各种参考书籍，譬如，《案卷目录》、《卷宗简介》、《专题介绍》等等，以便选卷，迅速找到所需资料。为了保证修志时准确使用复制的档案资料，必须将复制件和原件进行仔细核对，并在复制件的显眼处注明档案馆的名称、原件的编号、复制时间及复制人的姓名等重要信息资料，以利备查。

    第二，图书报刊资料的搜集方法。图书报刊资料具有鲜明的时代特征，是编史修志不可或缺的重要资料之一。搜集图书报刊资料首先要学会并善于利用工具书，尤其是善于通过各种索引，快速、准确地查找到所需资料。新中国成立以来，各级出版社相继出版过许多全国性的或地区性的图书目录和主要期刊索引，如，方志学家朱士嘉先生编撰出版的《中国地方志联合目录》、《美国国会图书馆馆藏中国地方志目录》、以及由来新夏教授主编的《中国地方志综览》（1949—1987）等书籍，是了解我国修志情况的重要工具书；了解近现代报刊资料，就得查阅《中国近代期刊篇目汇录》、《全国新书总目》等相关报刊资料的检索书籍；查阅近现代人物的工具书，有《当代中国名人录》、《近代中国名人辞典》、《中国名人大辞典》等。搜集图书报刊资料，除了善于利用工具书外，还得学会辑录、剪贴。八年前，笔者为了尽快熟悉、了解、胜任地方志工作，开始有意识地在《中国地方志》、《巴蜀史志》、《中州今古》等全国公开出版发行的地方志刊物上剪贴自认为很重要或写得很好的文章，到目前为止，已剪贴160篇，约50万字的方志理论文章。这些被我剪贴下来的比较优秀的方志理论研究资料，也为我正在撰写的《方志学原理》一书提供了难得的好处。实践证明，采取辑录、剪贴的方法搜集图书报刊资料，不仅可行，而且十分必要。需要指出的是，采取这种方法搜集资料，必须要有明确的针对性，要分类剪贴、分类辑录，切忌把不同性质、不同类别的东西收录在一起。

    第三，统计资料的搜集方法。统计资料是编纂志书必备的物质基础。在搜集资料时，应当千方百计搜集到各个时期、各个方面的有关统计资料。统计学是研究社会生活现象和过程的科学，搜集统计资料，首先必须充分了解各种统计资料形成的社会历史背景，充分掌握它的出处和目的意义，特别注意弄清虚假的、歪曲事实的错误数字，摘录真正有用、可靠的资料。其次要学会正确运用统计分析的方法。常用统计分析方法有纵向比较和横向比较两种。但无论采用哪种分析法，都须注意指标的可比性。即对计量单位、计价标准、计算口径和计算方法进行反复审核，不可比的要进行调整。在搜集统计资料时，还要注意边搜集边核对。审核统计资料，可采用逻辑审核、计算审核两种办法。逻辑审核是指从理论上、常识上，以及从政策法规的有关规定和统计指标的相互关系上进行审核，看数字是否合情合理，有无矛盾冲突地方。计算审核，是从统计指标的范围、计算方法、计量单位等技术性问题上进行审核，看是否符合统计制度的统一规定，统计表上的分项是否等于小计和合计，还要特别注意平均数和相对数的计算是否科学合理。

    第四，口碑资料的搜集方法。口碑资料在修志工作中具有补史之缺、详史之略、续史之无等其它资料所无法替代的作用。受当时历史条件限制，很多重要史料不可能有全面系统的文字记载，就是留存下来的某些文字材料也往往残缺不全。这就需要我们通过采访当事人或知情人来弥补历史所造成的遗漏。由于受政治因素影响，也有不少资料并没有如实反映事物的本来面貌和真实情况。譬如，“大跃进”时期盛行浮夸风，那时的文字资料包括各级党委、政府正式文件里的资料和各级党报、党刊资料，都带有不同程度的虚假成分。这些错误的东西，在重大原则问题上，党中央早已做出了正确的结论，但许多局部性的具体事实材料，仍然需要我们利用口碑资料加以澄清、纠正，从而恢复历史本来面貌。有的文字资料对事物记载简单，要想翔实记述，就得通过口碑资料来充实、完善。

    搜集口碑资料，首先要做好必要的准备工作。采访之前，不仅要制订搜集资料的总体规划与具体方案，而且要明确采访的重点，充分掌握采访对象的家庭住址、年龄和健康状况、工作特点、文化程度等必要的信息，并在此基础上科学地制定出具体的采访提纲和方案。其次，要努力争取各级领导和有关方面的积极支持。采访工作涉及到人、财、物等方方面面的问题，没有各方面的大力支持和通力合作是不行的。因此，采访前一定要把搜集口碑资料的目的、意义和要求，向有关领导、部门介绍清楚，以便引起重视，得到具体指导和帮助。此外，还要讲求采访的方式方法。要学会调动采访对象的积极性和主动性，保证采访工作顺利进行；要尽可能地利用录音、摄像、助听器、放大镜等现代化手段，减轻采访对象的生理负担，提高工作效率；要充分考虑采访对象的健康状况和思想顾虑，尊重他们的意见，绝不能像审问犯人那样强行索取。当同样问题出现几种不同说法时，应把相关人员请到一起，共同回忆，相互启发、补充，达到最大限度的统一。

    第五，实物资料的搜集方法。一切有价值的历史文物和革命文物，包括图片、拓片、碑刻、石刻、地图、字画、印章、瓷器、铁器、玉器、钱币、首饰、服饰、报刊、书籍等等，都可视为实物资料。搜集实物资料一般采用征集、购买、拍照、实地考察等办法。由于实物资料的来源比较分散，而且大多属于保密的东西，搜集很不方便。所以，搜集实物资料，首先要取得各级文物保护单位的支持和帮助，在搜集过程中，还应请有关学者、专家帮助识别、鉴定或作必要注释，以求准确无误。

    第六，资料的科学管理。对所有的资料进行科学管理，使其在修志工作中发挥最佳效率，是资料工作的出发点和归宿。如果把大量的资料杂乱无章地堆集在一起，就会给检索利用造成很大困难。如果管理不善，借阅、使用制度不健全，还会出现资料破损、失散现象，造成无法弥补的损失。资料工作者必须本着便于存史修志的目的，不断探索资料管理的特点和规律，从资料的验收、登记分类、排架、保护，以及使用制度等方面进行科学管理。为了防止失散，资料经过整理汇编之后，应该及时验收登记，并指定专人进行统一管理。由于资料来源不同，形态各异，验收方法也不同。汇编资料，首先应该检查主题资料、考评资料和背景资料是否齐全，然后逐一核对所附原始资料卡片是否缺少或有无漏项的情况。实物资料验收，要认真核对数量、检查完好程度、看有无说明和标签等。图书资料验收，首先要核对资料来源，看它是属于本单位购买的，还是属于捐赠或交换得来的，然后再分别登记。内部资料验收，首先要看它的密级、内容、性质、类别、页数和来源，认真做好各项记录之后，方可接收，切忌马虎大意。

    各种资料验收完毕后，要及时加以登记。对各种资料进行科学登记，不仅可以反映本单位所存资料的总数、总价，为继续征集资料提供参考依据，避免重复征集和及时补充所缺资料，而且还可以作为领导移交工作时清理财产的依据。凡是装订成册的资料都必须打印财产登记号，登记的方法可分为总括登记和个别登记两种。总括登记是所有入存资料的综合登记，登记的内容包括每次入藏资料的日期、编号、来源、单据号码、数量、总价、备注等，它是了解资料入藏情况的主要依据。个别登记是对每一种资料的详细记载，包括资料的名称、出处、数量、价格、入存日期等，它是查阅、清点和保管资料的主要依据，是单位财产的明细帐。

    编目也是资料管理的一种重要形式。所谓编目，就是按照规定的著录格式编制成各种目录。目录是查找所需资料的重要工具，资料工作者至少要编制分类目录、著者目录、书名目录、主题目录等若干套目录。按使用对象划分，目录还可分为读者目录和公务目录两种。所谓读者目录，就是指专供查阅资料的人使用的目录，一般放在阅览室，以便读者随时查阅。公务目录是指专供资料管理人员和单位领导查询的目录，一般情况下，只供内部使用。

    资料是各级修志机构的宝贵财富，为了保护好各类资料、使其尽量避免损失，尽可能地延长使用寿命，各级地方志办公室应当制订出台相应的管理制度。

    五、资料的鉴别、考订与校勘

    一般来说，我们搜集到的资料，全真全假的比较少，真假掺杂的比较多。对于这些有真有假的资料，无论是历史的，还是现实的，都有必要加以鉴别、考订和校勘。关于史料的考订、核实，可以从四个方面来进行：一是从史料的来源详略不同来鉴别真伪；二是从史料出处的直接、间接来分清主次；三是根据文献、文物、口碑相互印证来划分是非；四是在分辨真伪、主次、是非以后，再进行综合研究，逻辑推理，务必做到言必有据，言从据出。对于暂时无法下结论的疑难问题，可以客观地记载下来，但要注明“存疑”两个字。出现同一问题有多种说法的时候，如果无法确定谁是谁非，可采用几说并存，或以一说为主，其他列注的办法入志。